Respaldo Jurídico
Provimento CGJ n.º 87/2022, publicado no Diário da Justiça Eletrônico do Estado do Rio de Janeiro de 19/12/2022 onde nos seus artigos 1019 a 1023 encontra-se o seguinte texto:
"Art. 1.019. Os arquivos eletrônicos poderão ser recepcionados, custodiados, registrados, certificados, transmitidos e entregues pelos serviços de registro de títulos e documentos do Estado do Rio de Janeiro a partir de pedido dos interessados ou por meio do site do Instituto dos Registradores de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas (IRTDPJ), respeitado o princípio da territorialidade.
§ 1º. Todos os arquivos eletrônicos transmitidos, entregues e custodiados serão criptografados.
§ 2º. As remessas de arquivos eletrônicos deverão acontecer em meio seguro e obedecer aos preceitos da legislação em vigor.
§ 3º. O desenvolvimento, aperfeiçoamento e a manutenção do sistema incumbirão ao IRTDPJ e aos serviços de registro de títulos e documentos que aderirem à remessa certificada de arquivos eletrônicos, sob a fiscalização da Corregedoria Geral da Justiça, cabendo a si os ônus financeiros decorrentes dos custos inerentes à instalação do sistema.
Art. 1.020. Cada arquivo eletrônico transmitido, entregue e custodiado deverá gerar uma certidão física, devidamente selada, a qual ficará à disposição no serviço aos interessados.
§ 1º. A certidão será emitida na data da transmissão do arquivo ao destinatário.
§ 2º. O oficial emitirá recibo que deverá ser fornecido independente de solicitação, nos moldes previstos neste Código, por cada certidão expedida.
Art. 1.021. A responsabilidade civil, administrativa e criminal incidirá sobre o oficial que aderir ao sistema de transmissão, entrega e custódia de arquivos eletrônicos pelos atos que lhe forem submetidos.
Art. 1.022. Além das informações prestadas individualmente por cada serviço no Sistema Extrajudicial Integrado – SEI, o IRTDPJ encaminhará, eletronicamente, à Corregedoria Geral da Justiça, até o quinto dia útil do mês seguinte ao da prática dos atos, a relação de arquivos transmitidos pelos serviços a pedido dos interessados, bem como os valores dos emolumentos que foram pagos por tais operações.
§ 1º. O serviço manterá em arquivo digital, permanentemente, a integralidade dos registros de remessa certificada de arquivos eletrônicos para fins de fiscalização, possibilitando a impressão quando solicitada pela Corregedoria Geral da Justiça.
§ 2º. As certidões de que trata o artigo 1.020 deverão ser armazenadas pelo período de 90 (noventa) dias.
Art. 1.023. Os serviços que aderirem à remessa certificada de arquivos eletrônicos deverão, obrigatoriamente, adotar livro próprio, com 300 (trezentas) folhas, denominado “livro de remessa certificada de arquivos eletrônicos”, que conterá:
I – data do e-mail recebido do IRTDPJ;
II – nomes das partes; e
III – data da transmissão do arquivo ao destinatário.
Parágrafo único. O livro poderá ser confeccionado por meio magnético, conservando-se no próprio sistema, desde que possa disponibilizar sua emissão física, a qualquer momento, lavrando-se eletronicamente os termos de abertura e encerramento."
Como funciona
O Sistema Fides opera integralmente via Internet, com base no seguinte fluxo de operações:
- O remetente entra em contato com a Megadata - (0 xx 21) 2159-9550 - para firmar contrato e se cadastrar no site;
- O remetente entra na página inicial deste site e faz o download do Manual de Operação do Remetente que fornece os detalhes para utilização do Sistema;
- Uma vez recebida a senha, o remetente faz o login e, seguindo as instruções do Manual, já poderá utilizar o Sistema de Entrega Certificada de Arquivos Eletrônicos, enviando o arquivo eletrônico desejado, juntamente com os dados do destinatário (e-mail, nome, endereço, etc.);
- A partir daí o remetente passa a aguardar a confirmação da entrega certificada;
- O destinatário receberá, por e-mail, a informação da existência de um arquivo eletrônico a ele endereçado, além da senha para abri-lo diretamente neste site ou baixá-lo em seu computador;
- Quando o destinatário abre o arquivo neste site ou baixa-o em seu computador, o Sistema envia imediatamente ao remetente um e-mail comunicando a entrega e um comprovante informando qual o cartório de Títulos e Documentos que ficou incumbido do registro;
- Importante saber que só haverá cobrança de emolumentos e taxas dos arquivos eletrônicos que forem abertos ou baixados no computador do destinatário;
- O destinatário não precisa ser cadastrado do sistema, mas apenas possuidor de um e-mail;
- Destaque-se que o Sistema também está habilitado para enviar lotes de arquivos eletrônicos.
Para que serve
O Sistema Fides envia um arquivo ou notificação eletrônica de qualquer natureza a um ou mais destinatários, oferecendo as seguintes garantias ao remetente:
- Ao abrir o arquivo eletrônico, o destinatário não poderá mais alegar que não o recebeu, pois o Sistema informa a data e a hora da recepção, tanto ao remetente quanto ao cartório de Títulos e Documentos, onde poderá ser obtida a certidão com fé pública deste fato.
- O destinatário não poderá apresentar qualquer outro arquivo diferente daquele recebido por ele, pois o cartório possui o registro do conteúdo enviado. Esta garantia é de fundamental importância, em se tratando de arquivos eletrônicos, já que os arquivos eletrônicos convencionais são fáceis de alterar.
Entre as principais aplicações destacam-se:
- Notificações de qualquer espécie;
- Convites para concorrências públicas;
- Propostas para concorrências;
- Qualquer outro tipo de arquivo eletrônico que dependa de comprovação de entrega para garantir ao remetente a mais absoluta certeza e segurança.
A quem se destina
Entre os principais usuários deste Sistema merecem destaque:
- Advogados;
- Contabilistas;
- Empresas de Engenharia e Construção;
- Indústria, Comércio e Serviços através de seus departamentos jurídicos, de compras ou de cobrança;
- Escritórios especializados em cobrança;
- Órgãos dos poderes Executivo e Legislativo em todos os níveis;
- Além do Sistema também servir a qualquer cidadão.